Ab dem 1. Januar 2025 treten in Deutschland neue Regelungen zur elektronischen Rechnungsstellung (E-Rechnung) in Kraft. Diese Änderungen zielen darauf ab, den Rechnungsverkehr zu digitalisieren und die Effizienz in der Rechnungsbearbeitung zu steigern. Wichtig: Ab 1.1. müssen alle Betriebe zunächst nur in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und gesetzeskonform zu archivieren. Je nach Unternehmensgröße besteht die Pflicht E-Rechnungen auszustellen dann ab 2027 oder 2028.
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und somit eine automatische elektronische Verarbeitung ermöglicht. In Deutschland entsprechen die Formate "XRechnung" und "ZUGFeRD" (ab Version 2.1) diesen Anforderungen.
Im Gegensatz dazu gelten Papierrechnungen und einfache PDF-Dokumente als "sonstige Rechnungen" und erfüllen nicht die Kriterien einer E-Rechnung.
Zeitplan für die Einführung der E-Rechnung
Die Einführung der E-Rechnung erfolgt stufenweise:
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Ab dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können.
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Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 Euro E-Rechnungen an inländische unternehmerische Kunden ausstellen.
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Ab dem 1. Januar 2028 sind alle übrigen Unternehmen, mit Ausnahme von Kleinunternehmern gemäß § 19 UStG, zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet.
Ausnahmen von der E-Rechnungsverpflichtung
Bestimmte Rechnungen sind von der E-Rechnungsverpflichtung ausgenommen:
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Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro können weiterhin in Papierform oder als einfache PDF-Dokumente ausgestellt werden.
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Fahrausweise sind ebenfalls von der Verpflichtung ausgenommen.
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EDI-Rechnungen (Electronic Data Interchange) können noch bis zum 31. Dezember 2027 in der bisherigen Form genutzt werden.
Anforderungen an Handwerksbetriebe ab dem 1. Januar 2025
Ab dem 1. Januar 2025 müssen Betriebe in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Dafür sind folgende technische Voraussetzungen erforderlich:
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E-Mail-Postfach: Ein elektronisches Postfach zum Empfang von E-Rechnungen.
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Software zum Auslesen von Rechnungsdatensätzen: Programme wie der "Quba-Viewer" ermöglichen das Lesen und Verarbeiten von E-Rechnungen.
Hier finden Sie eine Liste mit z.T. kostenloser Software zum Auslesen von E-Rechnungen -
Elektronisches Archivsystem: Ein System zur revisionssicheren Archivierung von E-Rechnungen gemäß den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD).
Hier finden Sie weitere Informationen zur elektronischen Archivierung
Vorbereitung auf die Ausstellungsverpflichtung
Für die zukünftige Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen sollten Handwerksbetriebe folgende Schritte unternehmen:
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Analyse des aktuellen Rechnungsprozesses: Überprüfung der bestehenden Rechnungsstellung und Identifizierung notwendiger Anpassungen.
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Auswahl geeigneter Software: Beschaffung von Softwarelösungen, die die Erstellung von E-Rechnungen im Format "XRechnung" oder "ZUGFeRD" (ab Version 2.1) ermöglichen.
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Schulung der Mitarbeiter: Sicherstellung, dass das Personal im Umgang mit der neuen Software und den Anforderungen der E-Rechnung geschult ist.
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Anpassung interner Prozesse: Integration der E-Rechnung in die bestehenden Geschäftsprozesse, einschließlich der Anpassung der Verfahrensdokumentation.
Bild: Thomas F. Starke/HWK OWL
Foto: Kreis Gütersloh
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