Seit Jahresbeginn sind E-Rechnungen Pflicht. Viele Betriebe haben ihre Abläufe bereits umgestellt – und merken: E-Rechnungen bringen Effizienz, bergen aber auch Risiken. Kriminelle fangen Rechnungen ab, ändern Bankverbindungen und leiten Zahlungen auf falsche Konten um. Ab Oktober 2025 soll eine EU-weite Neuerung mehr Sicherheit bringen: der Abgleich von IBAN und Empfängernamen („Verification of Payee“, kurz: VoP).
Doch was heißt das für Handwerksbetriebe konkret?
Eingehende Rechnungen – worauf Sie beim Bezahlen achten sollten
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Warnungen ernst nehmen: Ab Oktober prüft die Bank automatisch, ob Name und IBAN zusammenpassen. Meldet das System „kein Treffer“ oder „nur teilweise passend“, sollten Sie den Vorgang sofort stoppen und beim Rechnungssteller nachfragen.
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Änderungen prüfen: Wenn Ihnen ein Lieferant oder Partner eine neue Kontoverbindung mitteilt, rufen Sie über bekannte Telefonnummern zurück und lassen Sie sich die Änderung bestätigen.
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Prozesse festlegen: Klären Sie intern, wer Zahlungen freigibt und wie Kontodaten kontrolliert werden. Ein Vier-Augen-Prinzip bietet zusätzliche Sicherheit.
Ausgehende Rechnungen – darauf sollten Betriebe achten
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Korrekte Stammdaten: Der bei der Bank hinterlegte Kontoinhabername muss exakt in der Rechnung stehen. Schon kleine Abweichungen (z. B. „Müller GmbH“ vs. „Mueller GmbH“) können künftig Warnmeldungen bei den Kunden auslösen.
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Änderungen sicher kommunizieren: Wenn sich die Bankverbindung tatsächlich ändert, sollten Betriebe das über mehrere Kanäle mitteilen (z. B. Brief plus persönlicher Anruf). Ein Hinweis in der Signatur oder auf der Website kann zusätzlich Klarheit schaffen: „Unsere Bankverbindung bleibt unverändert – seien Sie vorsichtig bei abweichenden Mitteilungen.“
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E-Rechnungen per Mail – aber mit Vorsicht: Der Versand der Rechnung per Mail ist gängige Praxis. Wichtig ist, nur offizielle Firmenadressen zu nutzen und die E-Mail-Konten gut abzusichern.
Grenzen des neuen Verfahrens – hier bleibt Risiko
Der VoP-Abgleich der Banken ist ein Fortschritt, aber kein Allheilmittel. Manipulationen sind auch künftig möglich:
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Ähnliche Namen: Betrüger können Konten auf Firmenbezeichnungen eröffnen, die dem echten Namen stark ähneln („Mueller GmbH“ statt „Müller GmbH“). Das System meldet dann oft nur „teilweise Übereinstimmung“ – und viele Nutzer klicken Warnungen weg.
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Auslandsüberweisungen: Nicht alle Banken außerhalb der EU sind verpflichtet, den Abgleich durchzuführen. Zahlungen ins Ausland bleiben ein Risiko.
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Interne Fälschungen: Wenn Kriminelle ein E-Mail-Konto kompromittieren, können sie Rechnungen mit korrekt wirkenden Daten direkt aus echten Kommunikationssträngen versenden. Dann stimmt auch der Name-IBAN-Abgleich – und die Zahlung geht trotzdem an die falsche Stelle.
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Unaufmerksamkeit: Der beste Schutz nützt nichts, wenn Mitarbeitende Warnmeldungen ignorieren oder auf gefälschte Änderungsmitteilungen hereinfallen.
Fazit
Der Name-IBAN-Abgleich ist ein Schritt in die richtige Richtung, aber kein Rundumschutz. Betriebe bleiben in der Verantwortung, ihre Rechnungen sorgfältig zu erstellen, Daten aktuell zu halten und Zahlungen kritisch zu prüfen.
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